El problema
El equipo “offline” de Fudeat (4–5 personas) vivía atrapado en un flujo 100% manual: llamadas y emails, resúmenes en Excel, búsqueda de proveedores, presupuestos en mil formatos distintos, adaptación a su plantilla, envío al cliente y una cascada interminable de cambios hasta el día del evento.
El coste era visible en todas partes — información dispersa por bandejas, seguimientos que se escapaban, tiempos de respuesta medidos en horas y no en minutos, oportunidades perdidas y una operación que simplemente no escalaba más allá de las personas que estaban en la sala.
Lo que construimos
Un ERP a medida que reemplaza el Excel y conecta el canal comercial con el resto de sistemas de Fudeat. Todo — eventos, conversaciones, proveedores, versiones de presupuesto, cambios — vive en un único lugar, centralizado, estructurado y trazable.
La capa “wow” es IA. Los mensajes de cliente y los presupuestos de proveedor (llegue en el formato que llegue) se parsean automáticamente, se normalizan y quedan listos para validación humana. El equipo solo revisa y confirma; el pedido se crea y se empuja a los sistemas downstream de punta a punta.
Tecnologías: automatización de flujos + integraciones, extracción inteligente de documentos (OCR), NLP/LLMs para interpretación de emails y presupuestos, y un modelo de datos único que habilita reporting y control operativo en tiempo real.
Resultados
- Tiempo administrativo por evento reducido un 60–75%
- Tiempo de respuesta inicial comprimido de horas a minutos
- Capacidad para gestionar ~5× más eventos con el mismo equipo — eliminando copy-paste, reintroducciones y seguimientos perdidos
- Única fuente de verdad para cada evento, proveedor, versión de presupuesto y cambio de cliente