El cliente
Firma española de servicios profesionales que procesa 400–600 facturas de proveedores al mes, entre docenas de subcontratistas y prestadores de servicios. Equipo de contabilidad de 3 personas gestionando la recepción y la contabilización.
El problema
El procesamiento de facturas era totalmente manual y secuencial:
- Recibir factura PDF por email
- Abrirla, extraer datos clave (importe, fecha, líneas, NIF)
- Cotejar con órdenes de compra y contratos de servicio
- Señalar discrepancias para revisión
- Contabilizar en el sistema
Cada factura pasaba por 2–3 personas y tardaba 2–3 días de punta a punta. Los errores de entrada de datos causaban repeticiones. El equipo estaba constantemente retrasado, especialmente a fin de mes.
Qué construimos
Un pipeline de automatización de facturas end-to-end:
- Monitoriza el buzón dedicado de facturas automáticamente
- Extrae datos estructurados de PDFs usando OCR + IA (no basado en plantillas — acepta cualquier formato)
- Valida los datos extraídos contra órdenes de compra y registros de proveedores en el ERP
- Facturas conciliadas se contabilizan automáticamente en el sistema
- Excepciones (descuadres, POs ausentes, importes inusuales) señaladas para revisión humana con contexto completo
- Informe semanal resumen al responsable financiero
Stack técnico: Python, extracción PDF (OCR + Claude para salida estructurada), API REST del ERP, monitorización de email vía IMAP.
El resultado
- Tiempo de procesamiento: de 3 días a 4 horas de media
- 85% de facturas procesadas automáticamente sin intervención humana
- El 15% restante señalado para revisión tiene contexto completo — nada de “trabajo detectivesco”
- Cero errores de entrada en facturas procesadas automáticamente (medido sobre una muestra manual)
- Cierre mensual acelerado en 3 días laborables
El equipo de contabilidad se desplazó de entrada de datos a trabajo financiero de más valor: negociación con proveedores, análisis de previsiones y mejoras de proceso.